Le souhait de détruire les documents après leur numérisation est envisagé par tous les clients que nous rencontrons ! Combien de fois entendons-nous de leur part ce genre de phrases : -« Mon rêve, ce serait qu’il n’y ait plus du tout de papier ! » ou bien -« Ah, si on pouvait tout benner… » – ou encore -« Il n’y a qu’à tout numériser et on jette tout le papier ! »
Détruire vos documents après leur numérisation pour faire le vide et ne plus avoir à trier
Ces phrases vous font peut-être rire ou du moins sourire ? Je peux comprendre, même si en tant qu’archiviste, ça ne me réjouit pas vraiment !
Et pourtant, est-ce vraiment à blâmer ? De quoi parlent-ils en réalité ?
Détruire vos documents après #numérisation serait synonyme de ne plus classer, ni avoir à stocker des mètres ou kilomètres d’archives papier, avoir tout en accès direct sur écran, ne plus avoir à se préoccuper de faire des tris et à opérer des destructions qui soient légales.
Notez que l’article 1379 du Code Civil relatif à la copie numérique fiable précise que « la copie fiable a la même force probante que l’original ».
S’ils savaient qu’en fait, avec le numérique, il faut (et peut-être même encore plus) toujours classer, trier, gérer les droits d’accès, sécuriser et pérenniser ses fichiers.
Ils le savent bien en fait, mais ils « n’osent » pas se l’avouer en gardant en tête cette sorte de chimère où, comme par miracle, dès lors que vous passez la porte (virtuelle) du numérique, tout est automatiquement organisé !
Pensez-vous que les fichiers soient classés, triés, sécurisés et pérennisés automatiquement sans efforts ? Pensez-vous que ne pas le faire ne pose aucun problème ?
Les fichiers numériques sont fragiles
C’est exactement l’inverse en réalité : ne pas se préoccuper de la maîtrise des informations numériques est plus dangereux aujourd’hui, avec le numérique, qu’hier avec le papier. Pour autant, mon propos n’est pas là de faire l’apologie du papier (encore que 😉).
Combien avons-nous lu de faits divers là-dessus cette année, comme par exemple : « Les données personnelles et financières de 29 000 employés de Facebook stockées sur disques durs non cryptés volées dans un parking » ? J’en profite au passage pour remercier Jean-Marc Goetz de se faire le « porte-voix » de ce type d’information.
C’est tout le sens du #RGPD en fait. Le RGPD nous dit en résumé : faites attention à vos fichiers et répertoires numériques car ils sont par essence volatiles et donc plus dangereux et difficiles à maîtriser !