Bien souvent, des clients viennent nous voir en nous proposant des missions un peu « à l’emporte-pièce » du style : « Nous souhaitons tout numériser » ou « Nous souhaitons passer à l’archivage numérique » ou « Nous souhaitons arriver cette année au zéro papier et détruire tous nos stocks papier » …
La plupart de ces demandes révèle souvent un manque de stratégie définie et de réelle vision alignée sur les objectifs de l’entreprise.
Or, même si savoir ce qu’est l’archivage numérique est un prérequis nécessaire, cela n’est que l’étape indispensable pour passer à la suite.
Avant de se poser la question du comment ; se poser la question du pourquoi !
Une stratégie d’archivage numérique véritablement alignée sur les objectifs de l’entreprise se définit en général par plusieurs étapes, dont la plus cruciale est sans doute ce qu’on appelle en gestion de projet : l’avant-projet.
1- L’étape fondamentale de la définition des opportunités du projet (l’avant-projet)
C’est la « fameuse » phase de définition de votre projet, de ses parties prenantes, de l’évaluation des freins, du chiffrage pour arriver à la Fiche d’opportunité de votre projet.
En bref, si vous n’êtes pas capable de répondre clairement à ces questions : pour quels objectifs, en combien de temps, pour quel budget, avec quels bénéfices qualitatifs et quantitatifs, c’est que la phase avant-projet n’est pas achevée et qu’il ne faut pas enclencher la suite sans qu’elle soit bien claire pour vous.
1re question : pourquoi vouloir faire de l’archivage numérique ?
- Est-ce par obligation réglementaire ?
- Est-ce par nécessité liée à la conjoncture extérieure : demandes des clients ou demandes des fournisseurs ou financeurs, stratégie des concurrents ?
- Est-ce à la suite d’un audit ?
- Est-ce pour des enjeux de productivité et dans ce cas, sont-ils clairement quantifiés ?
Pour vous aider, voici une illustration sous forme de fiche technique afin de comprendre la différence entre une GED et un SAE :
2e question : sur quel périmètre et avec quelles parties prenantes ?
La question précédente vous aidera à répondre à la 2e question de délimitation du périmètre.
Par exemple, si c’est pour répondre à une obligation réglementaire, le périmètre du projet sera souvent calé exactement sur le processus interne à mettre en conformité.
La question des parties prenantes se résumera alors aux acteurs internes du processus délimité qui pourront être mobilisés sur le projet. Si ces acteurs internes ne sont pas experts du sujet ou s’ils ne disposent que de très peu de temps, il faudra alors se faire assister par une expertise extérieure sur le sujet.
3e question : quelle est la situation actuelle ?
Là, il s’agit de faire un état des lieux des pratiques d’archivage en interne. Y-a-t-il des politiques en présence, y compris pour l’archivage physique ?
Exploiter ce qui est déjà pratiqué, même pour l’archivage physique, vous aidera à ne pas partir d’une page blanche et à exploiter comme une sorte de bilan ce qui fonctionne bien ou moins bien.
Par exemple, si une politique existe pour l’archivage physique sur un processus donné, cela signifie probablement que l’analyse de vos obligations réglementaires a été effectuée. Dans ce cas, il suffit de vérifier la validité de ces obligations pour le numérique. Si votre obligation est de conserver les pièces d’un traitement pendant 10 ans pour le papier, y-a-t-il d’autres recommandations pour le numérique ? Devez-vous donner une force probante à certaines de ces pièces en mettant en place une signature électronique ou non ? si la réponse est oui, il faudra certainement en premier lieu s’occuper de la mise en place d’un processus de signature électronique et de sa conservation via un coffre-fort électronique.
Si vous devez en revanche revoir vos obligations réglementaires, n’oubliez pas d’y inclure la « vision RGPD ». Cette « vision RGPD » ne rajoute pas véritablement de nouveauté par rapport à l’état de l’art propre à l’archivage, mais le règlement européen vient notamment rappeler que l’archivage dans sa globalité, signifie non seulement conserver un laps de temps bien défini certains documents d’un traitement donné, mais aussi et surtout détruire au-delà de ce laps de temps, après étude juridique bien entendu. Est-ce le reflet de vos pratiques pour le papier comme pour le numérique ?
Une fois que vous avez répondu à ce tour d’horizon global de vos obligations et de vos pratiques, vous avez certainement isolé un ou plusieurs processus candidats à cet archivage numérique, vous êtes donc prêt pour passer à l’étape suivante.
2- L’évaluation du projet (la fiche projet)
À partir de ce périmètre projet défini, vous êtes à présent en mesure d’approfondir par l’étude des besoins et des scénarios pour parvenir à l’évaluation de votre projet.
Pour creuser votre projet, rien de telles que les matrices vous permettant de disposer de données mesurables, comme la fameuse méthode : QQOQCCP sigle signifiant « Quoi ? Qui ? Où ? Quand ? Comment ? Combien ? Pourquoi ? ».
Par exemple : vous souhaitez mettre en place de l’archivage numérique sur un traitement de recrutement de personnel.
- Quoi : le traitement de recrutement
- Qui : les salariés
- Où : en interne (outils métier, dossiers papier)
- Quand : de l’annonce de l’offre d’emploi jusqu’à la signature du contrat de travail
- Comment : décortiquer l’ensemble du traitement en logigrammes avec les interactions logiciels et humaines et identifier tous les documents réglementaires, notamment les documents contractuels ou signés
- Combien : comptabiliser ensuite combien il y a de documents à valeur probante ; combien d’outils sont concernés ; combien de répertoires ; combien de personnes parties prenantes
- Pourquoi : pour se mettre en conformité avec les récentes réglementations sur le numérique et aligner avec le RGPD et ne pas risquer une amende
Au terme de ce travail, vous avez une meilleure vision d’ensemble du projet. Pour autant, il y a encore de nombreuses questions à étudier.
Vous aurez notamment à élaborer une stratégie organisationnelle pour mettre en place l’archivage numérique sur les documents à valeur probante.
- Souhaitez-vous continuer avec le flux papier et numériser les documents papier et les signer électroniquement, uniquement en cas d’obligation ?
- Souhaitez-vous plutôt mettre en place une dématérialisation totale et signer à la source les documents électroniques ? Dans ce cas, prévoir un coffre-fort électronique
- Souhaitez-vous plutôt faire un système mixte avec la persistance d’un flux papier et un flux numérique ?
Tous ces choix, s’ils sont bien mis en place en obéissant à une organisation clairement définie, sont valables ; car derrière ces choix, il y aura bien sûr un budget…
La mise en place d’une progression par étapes peut quelque fois paraître plus sage ; à condition de bien former les utilisateurs et de vérifier que le dispositif choisi est bien conforme à la réglementation.
Notre conseil en résumé : avant de se poser la question du comment, se poser absolument la question du pourquoi. L’étude précise de ce que vous devez mettre en place ou pas, vous mènera naturellement au comment.