Fréquemment des clients nous demandent : « C’est quoi l’archivage numérique : une sauvegarde dupliquée en temps réel ? » ou « Est-ce que l’archivage numérique, c’est pareil que l’archivage légal ? » ou « L’archivage numérique, on en fera quand on mettra en place la signature électronique, n’est-ce pas ? » …
La plupart de ces demandes sont non seulement légitimes, mais elles montrent à quel point les sujets de gestion documentaire peuvent être techniques et complexes pour les non-initiés.
De quoi parlons-nous avec l’archivage numérique ?
Avant d’aller plus loin, levons quelques ambiguïtés et abus de langage.
Pour commencer, l’archivage ne signifie pas stockage, mais bien au-delà, par des actions de sélection, de qualification, de collecte et enfin de conservation de documents.
Il ne s’agit pas de mettre en place une sauvegarde, qui permet de dupliquer des informations pour les préserver et pallier le risque de perte car la sauvegarde ne règlera pas le problème de la conservation sur le long terme des fichiers.
Dès lors, on voit bien apparaître des fonctions qu’on ne trouve pas automatiquement dans les GED (Gestion électronique de documents) ou ECM (Gestion de contenus).
Par exemple, la qualification est l’opération permettant de qualifier un document ou un dossier par différents attributs. Ces attributs sont fixé dans le monde des outils d’archivage numérique (normes de métadonnées et de formats par exemple) ; ils ne le sont pas ou ne sont pas contrôlés dans le monde des GED et ECM.
Il en est de même pour l’opération de conservation, avec l’attribution d’un délai de conservation (légal ou non) puis d’un sort final, après ce délai requis. Là encore, les GED et ECM n’auront pas d’automatismes là-dessus car ce n’est pas le cœur de métier logiciel ; ces outils ne sont pas là pour conserver des fichiers sur le long terme mais pour les gérer durant leur vie active.
De quoi parlons-nous avec l’archivage numérique à valeur probante ?
Depuis des décennies et notamment la Loi 13 mars 2000, de nombreuses normes et textes réglementaires sont apparus pour mieux encadrer l’évolution du droit de la preuve aux technologies de l’information et à la signature électronique.
Le Code Civil dans son Article 1379 rappelle que la fiabilité est “laissée à l’appréciation du juge” et que la reproduction doit être à l’identique.
En théorie, pour attester de la valeur probante d’un document, il y va du papier comme du numérique : par la signature ; mais ce sont alors les conditions techniques qui changent.
Rappelons d’abord les critères permettant d’attester de la force probante d’un document :
- L’authenticité : le document est bien ce qu’il prétend être, qu’il émane bien de son créateur, qu’il a bien été créé ou envoyé au moment prétendu
- La fiabilité : le contenu du document est la fidèle représentation des opérations, activités, faits qu’il atteste et au plus près de ceux-ci
- L’intégrité : le caractère non altéré d’un document ou, si autorisé, pouvoir rendre les modifications traçables
- L’exploitabilité : le document peut être localisé, récupéré, communiqué et interprété durant la période requise par les acteurs parties prenantes
De la théorie de l’archivage à valeur probante à sa dérivation technique
Le dispositif technique créé pour satisfaire ces 4 critères tourne autour de 3 piliers ;
- L’authenticité : obtenue par l’empreinte numérique (ensemble de bits caractéristiques d’un document numérique). L’empreinte est obtenue par l’application d’une fonction de hachage. Toute modification du document entraînera une empreinte différente qui révélera la modification par comparaison avec la première empreinte.
- La non-altérabilité : obtenue via l’horodatage et l’irréversibilité du support.
- La gestion de la preuve : obtenu par le dispositif de traçabilité et de certification.
Maintenant que vous comprenez mieux ce qu’est l’archivage numérique et avant d’aller plus loin ; il faut se poser la question du pourquoi !
Une stratégie d’archivage numérique doit véritablement être alignée sur les objectifs de l’entreprise. On ne fait pas de l’archivage numérique sans y avoir mûrement réfléchi, car il y aura automatiquement des impacts sur vos processus actifs.
Une stratégie d’archivage numérique se définit en général par plusieurs étapes, dont la plus cruciale est sans doute ce qu’on appelle en gestion de projet : l’avant-projet et la série des questions « innocentes » et tellement fondamentales (QQOQCCP)…
Je vous invite à parcourir à ce sujet notre prochain article : Comment mettre en place l’archivage numérique ?