L’archivage accéléré est un peu l’ADN d’Un dossier Une place : notre marque de fabrique et le socle de notre logiciel FileTracker. Et puis, il faut le dire, nous avons à cœur d’accompagner la transformation numérique des entreprises, des professions libérales et des organisations.
Archivage accéléré, en quoi cela consiste ?
Lors d’une de mes missions en tant que consultante, j’ai observé la plupart du temps que le « problème du dossier introuvable » était très souvent dû à un manque ou à une faille dans l’identification de celui-ci. J’ai donc compris que pour y remédier, il fallait trouver le moyen d’identifier la plupart des dossiers papier grâce à l’archivage accéléré.
>Cependant, la problématique n’était pas uniquement d’identifier un dossier ; mais de l’identifier très rapidement !
Accélérer l’identification avec un logiciel malin
J’ai donc conçu l’embryon de notre logiciel FiletTracker* qui était capable d’indexer et d’étiqueter très rapidement chaque dossier. Cette découverte fut révolutionnaire à l’époque car nous pûmes étiqueter 45 000 dossiers en 15 jours ; soit un dossier en 10 secondes environ. C’est le concept (enregistré à l’INPI) que j’ai au départ appelé « La méthode Un dossier Une place® ».
En un temps record et toujours « calibré à la seconde ».
Les piles d’archives papier sont ainsi identifiées, étiquetées et triées suivant des critères de conservation préalablement personnalisés et enregistrés pour chaque client avec notre outil FileTracker.
Pourquoi accélère-t-on ?
Parce qu’il n’y a pas de temps à perdre. Il a été observé qu’une société qui perd ses données peut mourir dans les deux années qui suivent ! Les données sont l’Or des entreprises et c’est encore plus vrai aujourd’hui qu’hier. C’est une impérieuse nécessité pour une entreprise face à la complexification de la gouvernance de l’information de maîtriser ses informations, peu importe les supports ou les formats.
>L’entreprise se doit de les identifier, de les connaitre et surtout de les maîtriser.
Archivage accéléré : avez-vous le doc zen ?
L’organisation des informations d’une société est à la fois synonyme d’efficience mais également de sérénité. Il a été constaté combien les bienfaits d’une information organisée, structurée et facilement trouvable améliore le moral des équipes et la fluidité du travail. Si bien que l’organisation de vos informations participe à la QVT (Qualité de Vie au Travail).
Avec la méthode et les outils mis en œuvre par Un dossier Une place, et surtout l’archivage accéléré, cette nouvelle organisation contribue à la diminution du stress et à l’amélioration du bien-vivre au travail. Comme quoi, ça a du bon d’aller vite !
* FileTracker est un logiciel en SaaS spécialisé dans l’archivage physique et la numérisation.
