Le référentiel documentaire : quel sujet important et même crucial ! Le bâtir représente un gain de temps, et des économies pour l’entreprise. Car les employés ne perdent plus leur temps de travail à se casser la tête à trouver le meilleur endroit pour enregistrer un fichier dans une arborescence. Combien de fois par jour cela vous arrive-t-il ?
Référentiel documentaire : temps et confort pour l’humain !
Les fichiers sont dès lors automatiquement centralisés, vérifiés, classés, sauvegardés et protégés selon le référentiel validé et dans le respect des normes. Le référentiel permet d’élaborer et de suivre scrupuleusement une périodisation d’archivage et de destruction des fichiers suivant leur type. Que d’espace disque libéré automatiquement !
Mais surtout de temps humain ! Combien de temps à chercher, classer, nommer, trier les fichiers ? Ça vous donne le vertige rien qu’à y penser, non ?
Vous avez saisi : le référentiel documentaire est la pierre angulaire de la bonne santé documentaire de l’entreprise. Commençons par le définir.
Appelé aussi référentiel de métadonnées..
Le référentiel documentaire est en quelque sorte la clé de voûte de tout le système documentaire : il porte les différents niveaux de documents d’activité, auxquels sont agrégés les interactions des acteurs avec leurs droits, ainsi que les délais d’archivage et de conservation.
Nous l’appelons « référentiel documentaire », mais la norme ISO 15489 de #recordsmanagement l’appelle « référentiel de métadonnées ». C’est le même objet : bâtir un plan de #métadonnées qui permettra de gérer les documents durant tout leur cycle de vie.
De l’importance des métadonnées dans la gestion des documents
L’importance des métadonnées est encore une fois rappelée ici : nous ne pourrons en faire l’économie dans cette chasse aux données !
La norme ISO 15489 de #recordsmanagement évoque même l’emploi de 6 classes de métadonnées pour gérer au mieux les documents :
- les métadonnées d’identification ou d’identité de l’entité concernée,
- les métadonnées de description des informations,
- les métadonnées d’utilisation, garantissant la pérennité des informations,
- les métadonnées de planification des événements, comme la diffusion, l’archivage, la destruction, le gel de destruction…,
- les métadonnées d’historisation des événements,
- les métadonnées de relations, c’est-à-dire les liens entre les autres entités et autres informations.
Penser son système de construction : la clef du succès !
Construire un système aussi riche que celui-ci peut vous sembler complexe et fastidieux en théorie.
Mais pas tant que cela. Car avec l’expérience terrain de plusieurs cas clients très différents et l’adjonction d’un système de construction pensé au préalable (« by design »), on parvient à obtenir un référentiel documentaire assez cohérent, capable d’adresser 80% des caractères non spécifiques des cas clients.
Une étude préalable de quelques jours viendra apporter la couche de spécificité nécessaire : les 20% restants.
Un outil « user friendly » très confortable
L’idée principale étant que l’humain se laisse « guider » au maximum dans l’utilisation de l’outil : grâce à la quantité de métadonnées créées et générées dans le système, il n’intervient que lorsque la machine a besoin d’une qualification qu’elle ne peut apporter.
EN RÉSUMÉ : la création, les règles d’accès et d’habilitation, les plans de classement, les délais de conservation, l’indexation, le stockage, la conversion pour pérenniser les fichiers sont suivis par les règles intégrées dans le référentiel.
Vous n’avez plus à vous en occuper !
Si vous choisissez Un dossier Une place comme fournisseur, tout sera géré par notre robot FileTracker automatiquement ! Vous n’aurez qu’à vous laisser porter…. Vous l’avez compris, le référentiel documentaire est le pivot intégral de son fonctionnement si performant.
