Comment choisir sa solution de Gestion électronique de documents ?

Comment choisir sa solution de Gestion électronique de documents ?

Aujourd’hui, on parle tous de « GED » et le terme est clairement entré dans le vocabulaire professionnel courant.

Or, l’emploie-t-on toujours à bon escient ?

Par exemple, savez-vous déterminer la différence entre un logiciel de type ECM, un logiciel de GED, un logiciel de Records Management, un logiciel d’archivage électronique (appelé aussi SAE) ?

Vous êtes perdu ?

Pas pour longtemps car normalement, à la fin de la lecture de cet article, vous saurez exactement comment fonctionnent ces outils et ce qu’il vous faut.

Voici un plan en 5 étapes pour choisir votre logiciel de GED pas à pas.

Vous êtes pressé ?

Accédez directement à notre grille comparative des outils de GED.

Étape 1 – Prérequis

Vous devez tout d’abord mieux comprendre comment fonctionne le flux d’informations dans votre entreprise (ou dans votre métier) pour mieux déterminer vos besoins.

Pourquoi vaut-il mieux comprendre le fonctionnement de l’information avant de définir ses besoins ?

Il est déterminant de bien connaître vos types de documents, leur cycle de vie, vos processus de gestion, le circuit de validation, vos besoins en partage de documents et en travail collaboratif pour mieux appréhender vos besoins avant de vous engager dans la recherche d’informations sur les logiciels de gestion documentaire. 

L’information fonctionne de façon cyclique et de façon temporelle avec un premier âge de naissance, puis un 2e âge de vie active et enfin, un 3e âge de fin de vie.

ged process informations

Prendre conscience du caractère cyclique de l’information permet de repérer ces phases dans sa production documentaire et d’ajuster les efforts afin de parvenir à la maîtrise de son patrimoine documentaire. Pour déterminer ces cycles d’informations, il sera utile – voire nécessaire – de poser à plat les processus d’entreprise les plus saillants.

3 âges et 3 exemples de flux

Pour illustrer ici l’exemple d’un flux important d’informations entrantes de 1er âge, prenons le cas d’une entreprise dont le cœur de l’activité se situe au niveau du processus de commande. Cette entreprise aura tout intérêt à bien modéliser son processus de documents entrants afin de mieux cerner à quel moment il sera nécessaire de capter ou capturer les données entrantes et avec quel outil : au niveau de la messagerie, d’un site internet marchand, d’un intranet, d’une application mobile, d’une GED, d’un circuit de validation (workflow documentaire) … ?

Pour illustrer le 2e cas du flux documentaire à gérer au niveau du 2e âge ; prenons le cas de figure d’une entreprise traitant majoritairement des dossiers d’affaires/clients. Pour traiter ce cas, il vaudra mieux mettre les efforts (techniques comme opérationnels) sur la centralisation des informations en interne avec une gestion des droits accès par habilitations.

Enfin, on peut trouver des entreprises dont le cœur d’activité se situe au niveau du 3e âge : il peut s’agir d’un processus de demande d’attestation par exemple. Là, les besoins seront plutôt orientés sur l’édition automatique et la communication des informations sortantes.

D’où l’importance à travers ces exemples, de bien comprendre que la maîtrise de la documentation et la mise en place d’un système de gestion documentaire, passe nécessairement par une mise à plat des processus documentaires métiers.

La maîtrise documentaire implique de déterminer le cycle de vie et la durée de conservation des documents d’entreprise

Or, cette gouvernance de l’information implique d’avoir déterminer également les durées de conservation et une politique d’archivage pour l’ensemble des documents physiques comme des fichiers électroniques. C’est le sens d’ailleurs du RGPD (Règlement Général pour la Protection des Données) aujourd’hui : gérer les documents, cela signifie gérer et sécuriser les accès aux documents, leur indexation, leur partage, leur stockage pendant qu’ils sont actifs (durant la vie des documents) ; mais aussi, leur pérennité, leur intégrité, leurs métadonnées et leurs droits d’accès quand ils sont clôturés (ou morts).

ged 3 ages traitement de l'information

Étape 2 – Comment prioriser ses besoins de gestion documentaire ?

On pourrait croire alors que toute entreprise aura besoin de l’ensemble de ces traitements puisque par définition, les informations traversent l’ensemble de ces âges. Pour autant, aura-t-on besoin (obligatoirement et immédiatement) d’avoir dans chaque entreprise une panoplie d’outils pour régler le cycle de vie de tout son patrimoine informationnel ? Est-ce souhaitable ?

Bien que cela soit évidemment souhaitable dans l’absolu, il vaut toujours mieux prioriser ses besoins et les arbitrer en fonction de critères objectifs. Pour cela des matrices, comme la matrice RICE (Reach, Impact, Confiance, Effort) permettent, en attribuant un score à différents projets, de déterminer objectivement quel est votre projet prioritaire. On peut également remplacer les critères de cette matrice par d’autres, par exemple : le Risque à ne pas faire, le gain de Performance, la Compliance aux normes/lois, le Bien-être au travail.

Projets Libellé CDC Reach (portée : nb personnes impactées) Impact ou pb Utilisateurs (0,25 à 3 max) Confiance Effort (jH) Alignement vision (0,25 à 3 max) Différenciation (0,25 à 3 max) Score
Projet 1 10 3 80% 2 3 2 72
Projet 2 15 3 70% 5 3 3 56,7
Projet 3 Maquette1 0 3 50% 5 3 3 0
Projet 4 0 1 20% 20 2 1 0
Projet 5 25 2 50% 8 3 2 19
Projet 6 25 3 80% 5 2 2 48
Projet 7 0 2 20% 10 3 3 0
Projet 8 PoC1 70 3 50% 7 3 2 90
Projet 9 15 3 20% 5 3 2 11
Projet 10 70 3 20% 5 3 2 50

Il n’est pas rare de s’apercevoir en scorant de telle façon ses projets, qu’un « petit » projet en termes de temps passé ou de budget pourrait permettre d’économiser ou de faire un retour sur investissement très intéressant. Là encore, la chère Loi de Pareto et sa règle des 80/20 (80% des effets sont provoqués par 20% des causes) trouve tout son sens dans nombre de projets. Il suffit là comme souvent d’un peu de bon sens, de créativité et quelque fois d’audace !

Étape 3 – La théorie des 3 âges des informations pour « caler » les bons outils « just in time » !

Une fois que votre matrice de priorisation est prête et qu’elle reflète bien votre réalité documentaire, vous pouvez passer à l’analyse des outils génériques répondant au mieux à vos besoins hiérarchisés.

Aujourd’hui, il n’est pas rare de confondre tous les outils relatifs à la gestion documentaire, et l’intérêt pour vous de mieux les connaître, c’est juste in fine, de mieux savoir ce qu’il vous faut.

Pour reprendre le cycle de vie de l’information sur 3 âges, certains outils seront mieux adaptés pour gérer vos flux documentaires en vertu de leurs fonctionnalités. 

Le concept d’ECM et son évolution

L’ECM (Enterprise Content Management ou Gestion de contenu d’entreprise) est un concept né dans les années 2001 prônant l’intégration des modules documentaires pour toutes les fonctions de l’entreprise. Une sorte d’ERP* de la gestion documentaire.

[Un ERP est un Système de gestion intégré gérant un processus clé, comme la facturation, la paie, la production, la logistique…].

L’ECM est utilisé comme un entrepôt de contenu d’entreprise (à la fois d’entrepôt de données et entrepôt de documents) qui combine des informations de l’entreprise dans un référentiel documentaire avec une structure uniforme. 

On note depuis quelques années, un fléchissement des ECM et gros ERP vers des outils comme les plateformes appelées aussi CSP (plateformes de services de contenu) dans le Cloud plus flexibles et capables, non pas forcément de centraliser et contrôler toutes les informations, mais de les piloter en s’interfaçant via des programmes (API) à différents types d’applications.

Les GED n’ont pas pour autant disparu, car encore incontournables du paysage pour la dématérialisation et la numérisation, elles participent à cette mutation. Car si les plateformes (CSP) gèrent bien des données produites via des ressources numériques, images, vidéos, IoT, réseaux sociaux, etc., elles doivent « passer le relais » pour le référencement des informations, la maîtrise de la classification, la maîtrise de la complétude des informations et des versions, la gestion fine des habilitations et la gestion des politiques d’archivage (ou de Records Management).

Enfin, les SAE (Systèmes d’archivage électronique) sont nés, il y a une bonne quinzaine d’années pour répondre à la question cruciale de pérennisation des données et fichiers électroniques dans le temps ; en s’astreignant des évolutions technologiques des logiciels ; de façon à maintenir la lisibilité et l’intégrité des documents numériques pendant 10, 20, 30 ou 50 ans.

À chaque outil son cœur métier fonctionnel

Positionner les outils sur leur cœur de métier fonctionnel est également primordial. Par exemple, il vaut mieux éviter de traiter votre gestion documentaire avec un outil de comptabilité. À chaque outil, son positionnement et son métier : la solution sera plutôt de connecter les outils et de créer des routines pour permettre à des tâches d’être accomplies automatiquement sans votre assistance.

Tout l’enjeu pour vous est dorénavant de trouver l’outil le plus agile et adapté à votre problématique principale, en s’assurant de son interopérabilité !

Si la priorité pour vous est de gérer un flux considérable de courriers entrants transitant soit par un site commercial, soit via la messagerie, soit encore par des appels téléphoniques ; il faudra choisir un outil de type plateforme collaborative capable de s’interfacer avec un CRM de type Cross-Canal et d’aller capturer ce flux de données entrantes.

Si votre priorité est plutôt de faire contractualiser vos clients via une plateforme ; il faudra focaliser votre recherche d’outils sur des plateformes sécurisées de signature électronique avec coffres-forts électroniques intégrés et interfacés avec une gestion des archives électroniques (ou SAE).

Si votre priorité est de gérer et centraliser votre patrimoine informationnel et d’avoir une véritable orchestration de vos données ; là, vous devrez canaliser votre recherche sur des GED plus classiques qui devront s’interfacer avec d’autres outils. De même, si vous devez numériser votre flux ou votre stock de documents d’archives.

Si encore, votre priorité est de pérenniser, protéger, donner une valeur probante à vos documents électroniques, vous devrez orienter votre choix vers un Système d’Archivage Électronique (SAE). Cependant, l’intérêt de mettre en place un SAE n’interviendra qu’en appui de la gestion documentaire que vous aurez mise en place ; jamais comme une fin en soi, mais comme un moyen de conserver et pérenniser sur le long terme les documents signés électroniquement. 

Étape 4 – Apprendre à décrypter les outils 

Vous l’aurez compris, les solutions orientées vers la gestion documentaire au sens large, sont en train de muter et de faire leur transition. C’est la raison pour laquelle, dans le schéma ci-dessous, nous présentons les fonctions actuelles et moins classiques des GED.

Les fonctionnalités classiques et historiques des GED étant le traitement d’images (numérisation/OCR), la gestion des documents, les workflows de validation.

Les fonctionnalités plus récentes étant la gestion des dossiers vivants (cycle de vie intégrant des règles d’archivage et des mécanismes automatiques), la gestion de contenu Web (gestion et mise en page de différents contenus d’un ou plusieurs sites Web), la gestion collaborative, l’intégration sur mobile, l’analyse de données (gestion des data, BI, technologies d’Intelligence Artificielle).

Avec toutes ces fonctionnalités, vous obtenez de nombreux outils ; alors pour vous aider à ne pas vous perdre, voici un tableau synthétique qui vous permettra de les « décrypter ».

Bien évidemment, ce tableau n’est qu’un outil et ne prétend aucunement à l’exhaustivité !

Étape 5 – La règle de Pareto pour « caler » les bons outils au « juste nécessaire » !

Pourquoi vouloir bâtir et centraliser toute sa gestion documentaire, alors qu’aujourd’hui nous avons une chance inouïe d’avoir des outils qui communiquent très bien entre eux avec des connecteurs et des API qui participent de ce développement de communication MtoM (machine to machine) ?

L’heure n’est plus en effet à trouver l’outil « parfait » qui règlera comme par magie tous vos problèmes, mais plutôt à chercher où sont vos besoins prioritaires les plus critiques afin de trouver l’outil qui y répondra le mieux et dont c’est le métier. N’essayez pas de « tordre » l’usage premier d’un outil en essayant de lui faire gérer un traitement qui n’est pas dans son scope fonctionnel basique. Par exemple, vouloir piloter un autre outil à partir de votre outil de messagerie …

Et le RGPD dans tout ça ?

Vérifiez également de quelle façon la plateforme de gestion documentaire intègre une gestion des délais d’archivage des répertoires et fichiers ; car c’est un des éléments exigés dorénavant par le RGPD. C’est donc un paramètre à ne pas oublier dans vos critères de choix.

Notre conseil en résumé : poser vos processus métiers prioritaires et décliner leurs besoins en briques de fonctionnalités. L’outil parfait n’existe pas, mais l’outil adapté à votre besoin existe, mais pour cela, il sera nécessaire de passer un peu de temps à étudier vos besoins.

Pour croiser les visions, vous pouvez consulter l’article Gestion électronique de documents : quelles stratégies « outils » ?  par nos confrères consultants-experts Akompano à ce lien :  Vision – Akompano

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