Votre logiciel de
gestion documentaire automatisée

A partir de vos métadonnées, nous maîtrisons vos informations multi-supports à toutes les étapes de leur vie.
Dématérialisation, archivage : votre projet de restructuration documentaire est toujours globalisé.

La révolution documentaire est en marche.

"Notre but : retrouver vos documents en moins de 30 secondes ! En 10 jours, notre interventions express a permis à une entreprise cliente de détruire 2,4 tonnes d’archives et d'économiser 70.000 € par an en archivage et recherches !"Françoise Cohen-Cassuto, fondatrice Un dossier une place

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s’occupe de tout !

A chacun son module : Création, Archivage, Emprunt-Retour (avec option version mobile), Rangement, Numérisation, Contrôle de numérisation, Statistiques...

  • De la réorganisation physique à la dématérialisation

  • Traçage du document au sous-dossier, au dossier et à la boîte

  • En numérisation et en papier

Laissez faire le robot !

Notre logiciel full web est conçu pour être
à votre service (SaaS) et vous obéit au doigt et à l’œil

En connexion directe avec votre système d’information, FileTracker vous garantit :

Plan de travail 12 copie@0.5x

La confidentialité
de vos données

 (en conformité avec le RGPD)

Plan de travail 14 copie 2

Des reportings
et des statistiques

sur le suivi de la gestion des dossiers et des fichiers, et le contrôle qualité de la numérisation

Plan de travail 15 copie 2

Le respect des normes

de gestion documentaire et dématérialisation (Le contrôle qualité de la numérisation - Le respect du RGPD - L’application des normes de description des données)

Tout trouver en quelques secondes!

Mais aussi :

  • Rendre vos salariés plus productifs
  • Dématérialiser en « douceur » et dans le confort de vos équipes au travail
  • Offrir à vos équipes une arborescence intuitive, un nommage fiable et compréhensible de tous vos documents
  • Vous mettre en conformité avec les normes

FileTracker est en conformité avec les normes sur la dématérialisation et la gestion documentaire

  • Le contrôle qualité de la numérisation :

    ISO Z42-026

  • Le respect du RGPD

  • L’application des normes de description des données

    ISO 9660, ISO 23081-1, ISO 15489-1

Le contrôle innovant et automatisé de la numérisation

L’une des spécificités et innovation de FileTracker est de mettre en œuvre automatiquement des mesures de contrôle pour la gestion et la numérisation des documents d’activité, telles que l’ont défini les normes ISO Z42-026, et ISO 15489-1 dans un module de contrôle spécifique.

Ce dispositif innovant nous permet de supprimer ensuite les documents papier numérisés un laps de temps garanti après leur contrôle quantité/qualité ; en conformité également avec les prescriptions du Vade-mecum du Service interministériel des Archives de France, « Autoriser la destruction de documents sur support papier après leur numérisation. Quels critères de décision ? » de Mars 2014.

L’ensemble de ce dispositif est décrit précisément dans notre Charte de Numérisation et de Gestion des métadonnées et documents d’activités »

Une gestion des accès et durées de conservation garantie, en respect du RGPD

Le système FileTracker assure que les documents et leurs métadonnées restent accessibles, fiables et utilisables, conformément à la norme ISO 15489-1.

Le référentiel des documents d’activité permet d’appliquer des durées de conservation et sorts finaux pour chaque dossier ou document traité par l’outil, en conformité également avec les exigences du RGPD.

L'application des normes de description des données

Nous assurons la mise en conformité avec la norme ISO 23081-1 sur le processus de gestion des documents d’activité et de leurs métadonnées pour chaque client suivant des processus automatisés.

Pour cela, nous créons et paramétrons un référentiel pour les dossiers et documents d’activités ainsi qu’un référentiel de métadonnées dans un module spécifique. Le classement et le nommage sont scrupuleusement élaborés dans le respect des normes ISO 9660, ISO 23081-1, ISO 15489-1.

Toute modification dans la structure des référentiels est tracée et conservée dans le temps, avec leurs liens.

Combien de temps ?

Toutes nos missions s’effectuent en quelques jours (variabilité suivant les besoins et les contextes de départ) et la formation à FileTracker ne dépasse pas la demi-journée.

FileTracker s’adapte aux spécificités de votre entreprise.

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